Organizarse es diferenciar entre lo urgente y lo importante

Nada más importante y urgente que saber gestionar bien el propio tiempo. Nuestras múltiples responsabilidades y encargos, todos “para ayer», hacen necesario aprender a priorizar con el fin de evitar listados de tareas por cumplir y lograr resultados más eficientes.

Para ello, es especialmente útil la llamada “Matriz de Eisenhower» o “Matriz de lo urgente-importante», un modelo de productividad ideado por el 34º presidente de los EEUU y ampliamente utilizado hoy en día para administrar las cargas de trabajo.

Matriz de Eisenhower, ¿cómo priorizamos?

La matriz de Eisenhower se basa en la combinación de dos conceptos: urgente/ no urgente e importante/no importante, que aplicamos a una tarea de la siguiente manera:

• Es urgente y es importante. Son actividades que deben priorizarse por delante de otras, ya que inciden directamente en los resultados finales, como peticiones del jefe o de un cliente, proyectos que deben entregarse próximamente, reuniones, etc. 
• Es urgente, pero no es importante. Actividades que suponen una interrupción de nuestro trabajo y no son tan relevantes para los resultados finales, por lo que pueden esperar, o mejor aún, podemos delegarlas. Algunas actividades que se encuadran en esta combinación son: tareas menores o responder ciertos emails o llamadas, etc.
• No es urgente, pero es importante. Objetivos relevantes a largo plazo, pero que no requieren una realización inmediata, como la creación de estrategias, obtención de una titulación, creación de contactos, etc. Estas requieren una programación 
• No es urgente y no es importante. Todas aquellas distracciones que no aportan valor a nuestro trabajo y pueden, incluso, perjudicarlo, como navegar por Internet, acceder a las redes sociales, hacer demasiadas pausas, etc.

Lo más recomendable para sacarle rendimiento a este diagrama es dedicar una cierta cantidad de tiempo cada semana para analizar las tareas que tenemos entre manos y asignarles el estado más adecuado. Una vez clasificicadas, deberemos finalizar primero aquello urgente e importante, buscar siempre que sea posible delegar aquello urgente pero no importante, aplazar lo importante pero no urgente y descartar lo que ni es urgente ni es importante.

Al fin y al cabo, saber cuál es nuestro objetivo y qué pasos nos van a llevar a él, nos ayuda a esclarecer qué es importante y urgente y qué debemos hacer para estar más cerca de la meta. Esperamos que puedas poner en práctica este truco y que te sea de gran utilidad. ¿Tienes otro método? Cuéntanoslo en los comentarios 😉